Excel Avanzado

Durante la Séptima Unidad tuve la oportunidad de conocer la “otra cara” de Excel, con esto me refiero por su puesto a las herramientas más complejas que ofrece el programa y también a desarrollar procesos cada vez más difíciles, claro que hasta este punto, ya tenía conocimiento de las principales herramientas de Excel, por lo que no fue muy difícil manejar algunas herramientas nuevas, aunque si lo fue, identificar los diferentes conceptos y procedimientos novedosos de los cuales no tenía conocimiento previo y que gracias a esta unidad pude dominar.

El primer tema que correspondió esta unidad fue:

Función Buscar V o Consulta V

Busca datos que están en la primera columna de la tabla (A esta tabla se le denomina Matriz o Búsqueda de Datos), si el valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que está en la misma fila que el dato a buscar) de una columna específica, la sintaxis es; Argumentos de la función CONSULTAR V O BUSCAR V.

• Valor a Buscar: Es el valor que está en la columna de la extrema izquierda.
• Matriz de Búsqueda: La matriz es la tabla sin encabezados.
• Columna A: Columna donde está el valor asociado.

Valor lógico

Las funciones lógicas son aquellas que utilizamos para evaluar una o más condiciones para, dependiendo de si estas son VERDADERAS o FALSAS, realizar una u otra operación

Para hacernos una idea

Si un alumno saca una nota mayor que 5, será Apto, pero si es menor de 5 será suspenso.

Si un comercial ha cumplido el objetivo de ventas le podría corresponder un 15% de comisión, en caso negativo no.

Habiendo conocido el concepto de lo que es Consulta V, conozcamos los pasos para realizar estas operaciones

Pasos para utilizar la Función V

• Localizar y dar clic a la Barra de Funciones (fx)
• Borrar el texto y escribir Consulta V
• Dar clic en "Ir" y luego aceptar
• Luego digitar en valor buscado (=) la columna vacía que está a la par del código
• En Matriz dar clic a la opción "Buscar en", y luego se digita o se selecciona toda la tabla

Los datos de los cuadros han sido digitados mediante la función Buscar V

Funciones Financieras

Durante esta unidad aprendí como calcular intereses y tasa de interés, también a desarrollar ejercicios contables, además pude conocer diferentes conceptos nuevos como valor actual, función periodo entre otros.

Las Funciones financieras calculan el monto de cada uno de los pagos de un préstamo con cierta tasa de interés fijo, a un número determinado de pagos.

Valor Actual: Se aplica cuando se conoce el monto a pagar pero se desconoce el monto del préstamo del préstamo inicial.

Función Periodo: Determina el número de pago que se deben efectuar ante un préstamo.

Función Tasa: Se aplica cuando se desconoce la tasa de interés al pago de un préstamo.

Función Valor Futuro: Se utiliza para calcular el valor futuro de una inversión.

Ejercicios:

Carlos está pagando el carro de su hijo, debe hacer 24 pagos de $2,500 cobrándole un interés del 3%. ¿Cuál es el valor actual del automóvil?; ¿Cuál es el valor actual del automóvil si el interés fuera del 0%?

Una tienda de aparatos eléctricos vende un sistema de sonido en $140.00, si se paga de contado o en cuotas de $4.28. Por otro lado el banco paga a sus ahorradores un interés de 1.7%. ¿Cuál es la tasa de iteres que cobra la tienda por el pago a plazos?; Si desea ahorrar en el banco la suma de $9.28 durante 24 pagos. ¿Podría pagar el sistema de sonido al contado?

Armando recibe 70 dólares mensuales en su empleo, decide ahorrarlo todo teniendo las opciones. El banco local le paga un interés del 1.6%.

Si lo guarda en su casa ¿Cuánto tendrá ahorrado dentro de un año?
Si lo guarda en el banco ¿Cuánto tendrá?

Vista previa de un documento con ejercicios de funciones financieras

Formato Condicional

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Pasos para aplicar formato condicional a una tabla:

• Seleccionar los datos de la matriz
• Ir a la opción "Formato Condicional"
• Seleccionar el formato que se desee utilizar

Vista previa de una tabla de datos, nótese que se le ha agregado un formato condicional llamado: Escala de color

Subtotales

Mediante esta opción pude calcular el subtotal desarrollando ejercicios y organizando fácilmente un determinado grupo de datos. Los encabezados en una matriz se llaman campos.

Como su nombre lo indica el subtotal es el resultado o derivado de un total de datos específicos. 

Pasos para obtener el subtotal de una serie de datos:

• Copiar los datos de la columna que se desea
• Ordenar alfabéticamente los datos
• Ir a ficha de inicio, luego a "Comando" y posteriormente a "Filtrar"
• Archivar la ficha de datos y seleccionar subtotales

Ejemplo de subtotal de una serie de valores en una tabla

Filtración de Datos

Una de las herramientas que en lo personal me pareció interesante y útil es la llamada “Filtración de Datos” en ella se pueden filtrar gran cantidad de datos y ordenarlos por color, tamaño, ambiente, docente, entre otras. 

Pasos para filtrar datos:

• Seleccionar el encabezado
• Dar clic a la opción “Ordenar y filtrar”
• Seleccionar “Filtrar”

Ejemplo de un documento con los datos ordenados mediante la opción "Filtro"

Tablas Dinámicas

Durante esta unidad también prendí a crear tablas dinámicas, al principio fue un poco difícil dominar la herramienta, ya que es una herramienta un tanto compleja de comprender pero también es una herramienta muy importante y por ende muy utilizada en Excel ya que permite resumir, analizar y organizar gran cantidad de datos y valores.

Es una de las herramientas más poderosas de Excel, sin embargo es también una de las herramientas más complejas que ofrece.

También esta herramienta es muy útil ya que permite resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte. Agrupa datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener información que necesitamos.

Cabe destacar que recibe su nombre por la capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo votar las columnas o filas de la tabla.

Pasos para insertar una tabla dinámica:

• Sombrear toda la matriz
• Dar clic en la opción “Insertar Tabla Dinámica”
• Seleccionar “Nueva hoja de cálculo y luego dar clic en “Aceptar”
• Dar clic en la opción “Producto” y luego arrastrarlo a las Etiquetas

Ejemplo de una tabla dinámica elaborada en Excel

Macro

En esta unidad pude aprender a crear un macro, ¿Pero que es una macro? Es un conjunto de pasos o procedimientos que ejecutan una acción determinada, y sirven para acelerar un proceso en un documento.

Las macros se trabajan en combinación de la tecla control con cualquiera otra tecla.

Como mencioné anteriormente el objetivo principal de una Macro es acelerar un procedimiento.

Pasos para crear una macro en Excel:

• Seleccionar la pestaña "Vista"
• Escoger la opción Macro
• Grabar macro y ejecutar los pasos correspondientes para grabar macro
• Dar clic en la herramienta "Macro" y por ultimo "Detener"

Ejemplo de un macro realizado en Excel 

Hipervínculos

Por segunda ocasión tuve la oportunidad de trabajar con los ya conocidos hipervínculos, en lo personal no tuve problema alguno ya que como mencione, ya poseía conocimiento previo de esta herramienta

Pasos para insertar un hipervínculo en Excel:

• Insertar una nueva hoja en el libro
• Digitar un índice de hojas
• Seleccionar insertar
• Sombrear el texto deseado
• Seleccionar hipervínculo
• Seleccionar lugar de este documento
• Escoger el texto y aceptar

Cabe destacar que para regresar al índice, se tiene que abrir un vínculo en la hoja a trabajar.

Ejemplo de hipervinculos insertados en un documento de Excel