Excel Básico

El tema que correspondió la sexta unidad del diplomado, fue Excel básico, como su nombre lo indica pude aprender en esta oportunidad las herramientas básicas del programa. En esta oportunidad reconozco que al estar otro tipo de herramientas y opciones presentes en este nuevo programa, fue un poco difícil dominar y realizar ciertos trabajos que marcaron cierta diferencia de mis anteriores experiencias en este diplomado. Cabe destacar que Excel es un programa que destaca por su gran cantidad de opciones y herramientas relacionadas a los procesos numéricos o mejor dicho matemáticos, por eso se recomienda mucha atención ya que puede resultar un poco tedioso, si no se siguen los pasos correctamente a la hora de realizar algún proceso numérico.

Concepto básico de Excel:

Es una hoja electrónica o llamada también Hoja de Cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. El poder y la utilidad de la hoja electrónica están en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene. Por otra parte, la hoja de cálculo se conoce también como “Libro” Cabe destacar que un libro está formado por una o más hojas de cálculo

Excel resulta ser muy útil en diferentes campos laborales como por ejemplo:

• Contabilidad
• Facturación
• Control de notas
• Inventarios
• Controladores de compra y venta
• Lista de productos

Vista previa de Excel, con sus partes identificadas 

División de la pantalla de Excel

Celda activa: Sirve para mostrar la posición de la celda.

Barra de herramientas de acceso rápido: Contienen comandos que se utilizan con mayor frecuencia.

Cuadro de nombres: Identifica la posición de la celda y nos podemos ubicar donde lo requiramos. Con F5 también lo podemos hacer.

Barra de fórmula: Tiene la función de digitar y visualizar formulas, permite poder modificar el contenido de una celda. Con F2 también ejecuta esta misma acción.

Ficha comandos: Contiene comandos y grupos de herramientas.

Grupo de herramientas: Es un comando que tiene dentro de los grupos.

Encabezado de columnas: Se definen por características o letras. Contiene (16,384, XFD) Columnas y tamaño máximo 16,000 caracteres y 262, 144,000 caracteres.

Encabezado de filas: Tiene una hoja, 1, 048,576 filas y se puede emplear hacía arriba hasta 9, 000 caracteres 943, 718,040.

Etiqueta de hoja de cálculo: Un libro puede tener más de 48, 000, 000 hojas y no hay límites de libros.

Barra de desplazamiento vertical y horizontal: Me sirven para desplazarse o moverse en las filas y columnas.

Ejemplo: Vertical: Son filas y Horizontal: Son Columnas.

Vista de hoja de cálculo: Sirven para poder visualizar la hoja de diferentes formatos.

Barra de zoom: Me permite aumentar o disminuir el tamaño (+) aumentar y (-) disminuir

Backtage: Nos referimos al archivo en específico

Combinaciones de teclas

En Excel existen combinaciones de teclas que nos permiten manipular ciertas herramientas del programa en cuestón, algunas de estas combinaciones son:

• F1: Ayuda
• F2: Edición de la celda en uso
• F5+Ctrl+I: Ir a
• F7: Revisar ortografía
• F12: Guardar como
• Ctrl+C: Copiar
• Ctrl+B: Buscar
• Ctrl+Z: Reemplaza
• Ctrl+U: Nuevo archivo
• Ctrl+A: Abrir archivo
• Ctrl+V: Pegar
• Ctrl+Y: Rehacer la última acción
• Ctrl+P: Imprimir
• Ctrl+G: Guardar
• Ctrl+x: Cortar

Aritmética Básica

Con la aritmética pude aprender gran variedad fórmulas necesarias para desarrollar diferentes ejercicios numéricos, como por ejemplo sacar el total en una operación.

Forma para sacar total en una operación:

• C1+Cz: Suma
• C5-C6: Resta
• C9*C10: Multiplicación
• C13/C14: División

Lo anterior se ha explicado de acuerdo al número que está ubicado en la respectiva celda

Mientras se realizan este tipo de ejercicios numéricos se debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Valor: Significa que Excel no identifica el valor de la celda.
• Tipo de Intervalo: P. de compra (*) Cantidad. F=06*C6.
• P. de Venta: +(Precio de Costo*60%) + P. Costo. F=+(06*60%)+06.
• 100*50% + 0.50+ 1.00 = $1.50
• Total vendido: Precio de Venta * Cantidad. F=(F6*C6).
• #VALOR: Esto significa que Excel no identifica el valor de la celda, en otras palabras significa que hay uno o mas errores en la operacion 

Las operaciones del documento de la imagen se realizaron mediante la aritmética básica

Ejercicio Práctico:

Cada vez que se desee realizar un ejercicio de aritmética en Excel, primero se debe de prestar mucha atención y al mismo tiempo tener en mente ciertos aspectos importantes

• Asignar el nombre de vendedor
• Asignar las ventas, salario base

Se debe tomar en cuenta que:

• La comisión total será de 12.5% de las ventas
• La bonificación representa el 3.5% de las ventas
• La depreciación será el 5% de las ventas
• El salario será igual al sumar el sueldo base más la comisión
• El total a recibir será igual a la suma de comisión, bonificación, depreciación y sueldo base

Vista previa de un ejercicio realizado tomando en cuenta las operaciones anteriores

Planilla de Salario

Las planillas de salarios fueron otro tipo de documentos que tuve la oportunidad de desarrollar durante esta unidad. Pude aprender a desarrollarlas paso a paso, y de igual forma a realizar las operaciones correctamente. Este tipo de trabajos son útiles y a la vez necesarios, ya que permiten realizar operaciones matemáticas que requieren cierto grado de complejidad

En esta unidad tuve la oportunidad de desarrollar una planilla basado en la cantidad de salario que se les brinda a los empleados en nuestro país.

En este caso tuve que tener en cuenta ciertos aspectos:

• Al momento de digitar los nombres de los empleados se colocarán primero el apellido, nombre y ordenarlos alfabéticamente.
• El Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS): Descuenta 3.0% del salario
• Si el salario es >685.71=20.7    <685.71=-3% del salario
• Se divide en 2= 1.5% lo paga el empleado y el otro 1.5% lo paga el empleador. Como resultado: 3.0%
• AFP: 6.25%
• Independientemente, se le descontará de lo que gana de salario
• Procuraduría: 10%
• Cuentas por Cobrar, esto depende de la política de la empresa como cobrarlo y el interés a cobrar.
• Tamaño A3=E5: Es el ideal para imprimir una planilla.
• Horas Extras: Se digitará solo las horas de trabajo.
• Valor Extra: Cuanto será el monto para pagarle al empleado (A las horas extras también se les cobrará ISSS y AFP (3% y 6.25% respectivamente))
• Pago Extras: Es el total de Horas Extras y Valor Extra, ISSS y AFP de Valor Extra. (F=+V.E-ISSS-AFP+E+F+G+M+N)
• Total descuento: Es la suma de todos los descuentos. (Renta, Banco, Procuraduría, Cuentas por Cobrar, Total ISSS y Total AFP)
• Total ISSS: Es la sumatoria de los descuentos de ISSS.
• Total AFP: Es la sumatoria de los descuentos de AFP.
• Saldo Neto: Es el salario menos el total de descuento más horas extras.

Vista previa de una planilla realizada en Excel con base en los elementos anteriores 

Balance General

El balance general, balance de situación o estado de situación patrimonial es un informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado.

Como en ocasiones anteriores, realizamos ejercicios basados en información financiera real de nuestro país. Cabe destacar que a la hora de realizar un balance en Excel se deberán tener en cuenta estos aspectos:

• El salario será de $1, 300,00.00. Este será el único valor constante. Los demás serán generados por formulas.
• El salario de cada mes se incrementará un 10% más sobre el salario anterior.
• Las comisiones representan el 12% del salario de cada mes.
• Las bonificaciones, es el resultado del promedio de las comisiones y más salario por el 50%. (F= Salario*50% + Comisiones*50%)
• X*Y*50%= Bonificación
• Obteniendo el resultado anterior: =(B2*50% + B3*50%)*50%
• Vivienda: Consume el 30% del salario. +(B3+B4)*50%
• Alimentación: Gasta el 20% del total de los ingresos. +B5*20%
• Educación: Es la suma de las comisiones más las bonificaciones por el 50%. Pero en el mes de Febrero va a gastar $30,00 más porque comienza el año escolar. +(B3+B4)*50%
• Recreación: Gasta el 10% del total de los ingresos. +(B5*10%)
• Vestuario: Gasta el 5% de las comisiones. +(B3*5%)
• Salud: Gasta el 30% del total de los ingresos pero en el mes de Junio se incrementa $150,000 más por exámenes preventivos. +(B5*30%)
• Prestamos: Abona el 2% de préstamo en base al salario mensual. +(B2*2%)
• El salario de Julio y Diciembre se incrementa un 10% más en concepto de incentivo. En recreación en los meses de Abril y Diciembre se incrementa un 15% más.

Vista previa de un balance realizado en Excel

Funciones básica para ordenar datos.

Durante esta unidad tuve la oportunidad de conocer una gran variedad de temas importantes relacionados a los números, pero personalmente este tema me pareció muy interesante y a la vez muy útil.

Como su nombre lo indica, estas funciones son utilizadas para organizar una serie de datos en una tabla, cabe destacar que existen dos tipos de funciones las cuales son:

• Función: La fórmula en la función ya está creada.
• Función promedio: Sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores.

Pasos para obtener el promedio:

• Seleccionar la celda donde está el primer valor
• Seleccionar la celda donde se encuentra el segundo valor
• Utilizar cualquier signo numérico apropiado para realizar la operación, ya sea suma, resta multiplicación o división
• Finalmente digite el resultado en una nueva celda

Como se puede observar se ha obtenido el promedio de los valores de la tabla

Función Lógica SI

En este nuevo tema, aprendí la llamada función lógica, muy importante, ya que esta determina cuando un valor es verdadero o falso.

Pero, ¿Para qué sirve la función lógica? Permite determinar si un valor es valor verdadero o falso a la condición y a esto se le llama función lógica SI.

Argumentos de la función SI

Prueba lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como “V o F”. Por ejemplo:  A10=100: Es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como Valor, de lo contrario se evaluará como F. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Ejemplo: A, B= ? >A>B

Valor_SI_Verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es valor.   Por ejemplo: Si este argumento es la cadena de texto “Dentro del presupuesto”. Y el argumento prueba lógica es V y el argumento Valor_SI_Verdadero está en blanco, este argumento devuelve a cero. Para mostrar V.

Valor_SI_Falso: Es el valor que se le devuelve si el argumento prueba lógica es falso.

Por ejemplo: Si este documento es la cadena de texto “Presupuesto Excedido” y el argumento prueba lógica se evalúa como falso la función. Si muestra el presupuesto extendido.

Los valores presentes en las tablas del documento fueron obtenidos mediante la Función SI

Tipos de Gráficos en Excel

Al igual que en Microsoft Word, Excel posee diversos tipos de gráficos que de igual forma sirven para expresar datos y valores de forma gráfica. Entre la variedad de gráficos presentes en este programa destacan: el gráfico de columna, el gráfico de línea, el gráfico circular, el gráfico de barra, entre otros.

Pestaña Gráficos de Excel 2013, nótese la variedad de gráficos presentes 

• Gráfico de Columnas: Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un periodo de tiempo para ilustrar comparaciones entre elementos

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en vertical.

Ejemplo de un Gráfico de columnas

• Gráfico de Línea: Este gráfico puede mostrar datos continuos en el tiempo establecido frente a una escala común y por tanto sin ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos de categoría, se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Ejemplo de un Gráfico de Línea

• Gráfico Circular: Representa datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo.

Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una seria de datos: (Puntos relacionados que se trazan en una gráfica)

Ejemplo de un Gráfico Circular

• Gráfico de Barra: Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras.

Las gráficas de barra muestran comparaciones entre elementos individuales.

Ejemplo de un Gráfico de Barra en Excel